Primero: inventario físico vs. inventario teórico
Antes de investigar las causas necesitamos entender dos conceptos.
El inventario físico representa lo que realmente tienes.
Es decir, las cantidades que obtienes al contar, pesar o medir físicamente los productos existentes en almacenes, cámaras, refrigeradores, barras y demás áreas de almacenamiento.
El inventario teórico, por otro lado, representa lo que deberías tener de acuerdo con los movimientos registrados por la operación.
De manera simplificada:
Inventario teórico final = Inventario inicial + Entradas − Salidas
Las entradas pueden incluir compras, devoluciones recibidas o transferencias de entrada.
Las salidas pueden provenir de ventas mediante recetas, mermas, transferencias, consumos internos, cortesías u otros movimientos correctamente registrados.
Entonces comparamos:
Inventario teórico vs. Inventario físico
La diferencia entre ambos es una señal.
Supongamos que tu sistema indica que deberías tener:
20 kg de arrachera
pero durante el conteo físico encuentras:
17 kg.
Existe una diferencia negativa de:
3 kg.
Si cada kilogramo tiene un costo de $250:
3 kg × $250 = $750
Ahora sabemos cuánto representa económicamente la diferencia.
Pero todavía no sabemos por qué ocurrió.
Y ahí comienza el verdadero control de inventarios.
1. Compras y recepciones incorrectamente registradas
El control comienza antes de que el producto llegue al almacén.
Una compra puede generar diferencias cuando:
- se recibe una cantidad distinta a la solicitada;
- el proveedor factura una presentación y entrega otra;
- existen productos faltantes;
- se registra incorrectamente la unidad de compra;
- se captura un costo o cantidad equivocada;
- la mercancía entra físicamente pero no administrativamente;
- o una devolución al proveedor no queda registrada.
Por ejemplo:
Compras una caja con 10 kg de producto, pero en el sistema se registra como una unidad sin configurar correctamente su equivalencia.
Físicamente tienes 10 kg.
Administrativamente puedes tener 1 unidad.
El problema no nació en el inventario.
Nació en la recepción y configuración del producto.
Por eso una recepción correctamente ejecutada debería comprobar al menos:
producto + cantidad + presentación + unidad + costo + calidad.
El inventario empieza a construirse desde el momento en que recibes mercancía.
2. Entradas y salidas de almacén sin control
Otro problema frecuente aparece cuando los productos se mueven físicamente pero esos movimientos no se registran.
Imaginemos que cocina solicita:
5 kg de arrachera.
El encargado del almacén entrega el producto, pero no registra la salida.
El almacén físico disminuyó 5 kg.
El inventario administrativo no.
Cuando llegue el conteo aparecerá una diferencia.
El mismo problema puede ocurrir con bebidas, empaques, productos de limpieza, materia prima o cualquier otro insumo.
Un principio sencillo de control es:
"Si el producto se mueve físicamente, debe existir un movimiento administrativo que lo explique."
Esto aplica para entradas, salidas, transferencias, devoluciones, mermas y ajustes.
Cuando existe movimiento físico sin registro, tarde o temprano aparecerá una diferencia.